Każdy pracodawca ma zapewnić pracownikowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Jednym z elementów bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest zapewnienie odzieży roboczej.
Kodeks pracy dość wyraźnie opisuje kiedy pracownikowi przysługuje prawo do odzieży roboczej. Artykuł 2377 § 1 K.p., głosi iż przysługuje ona pracownikowi tylko wtedy, gdy:
- jego odzież własna mogłaby ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- jest to uzasadnione wymaganiami technologicznymi, sanitarnymi lub bhp.
Odzież robocza choć jest użytkowana przez pracownika pozostaje własnością pracodawcy.
Ale jak to powinno wyglądać formalnie:
Pracodawca jest obwiązany wykonać następujące czynności:
- przegotować tabelę przydziału odzieży roboczej na każde stanowisko
- listę przydziału dzieży roboczej (zgodną z tabelą przydziału) na której pracownicy własnym podpisem potwierdzają pobranie konkretnych ubrań, rękawic itp.
Dość obszernie na temat tych dokumentów pisałem już wcześniej w artykule Jak poprawnie sporządzić tabelę przydziału odzieży.
Odrębną tematem jest pranie odzieży roboczej. To również mieści się pod pojęciem „zapewnienia pracownikowi bezpiecznych higienicznych warunków pracy”. Pranie może odbywać się na dwa sposoby:
- prać odzież roboczą pracowników – osobiście spotkałem się tylko raz z taką sytuacją. Choć rozwiązanie to może się komuś wydawać dziwne pracodawca kupił pralkę automatyczną, wprowadził ją na wyposażenie zakładu pracy i regularnie prał pracowniom odzież roboczą. Myślę, że finansowo wcale źle na tym nie wyszedł.
- wypłacić pracownikowi ekwiwalent za odzież roboczą – to dużo częściej spotykane rozwiązanie, które omówimy sobie szerzej
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej powinien być składnikiem wynagrodzenia pracownika. Powinien znaleźć się wśród innych pozycji na liście płac. W razie kontroli przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy brak prania oraz ekwiwalentu może być uznany za powód do nałożenia kary finansowej dla pracodawcy.
Ekwiwalent jest dla pracownika wyrównaniem poniesionych kosztów – nie stanowi przychodu lub zysku dlatego nie jest wliczany do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 10 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.) zwanego rozporządzeniem składkowym.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350) przychody z ekwiwalentu podlegają również zwolnieniu od podatku dochodowego.
W przypadku przedsiębiorcy, ekwiwalenty stanowią koszty uzyskania przychodów. Brak jest bowiem przepisów, które wyłączałyby te wydatki z kosztów podatkowych. Tak więc, jeśli ekwiwalenty za pranie służą osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, to w miesiącu wypłaty podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.
Odzież skażona
W przypadku środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, które w wyniku stosowania w procesie pracy, uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi nie można zastosować wypłacania ekwiwalentu za pranie. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek samemu zapewnić odpowiednie czyszczenie ww. odzieży i obuwia.
Ile powinien wynosić ekwiwalent za pranie odzieży roboczej
Prawo Polskie nie narzuca dokładnie kwoty ekwiwalentu. Kwota powinna wynikać z realnych kosztów jakie ponoszą pracownicy na utrzymanie w czystości odzieży roboczej i jest zależna od specyfiki danej firmy.
W mojej ocenie pracodawca, dla własnej asekuracji, powinien samodzielnie obliczyć średni koszt jednego prania oraz ocenić częstotliwość, z jaką pracownicy powinni prać powierzoną im odzież. Warto zrobić to na tyle dokładnie, aby w razie potrzeby móc wykazać, że wycena prania jest poparta dokonanymi wyliczeniami.
W mojej praktyce spotkałem się z różnymi kwotami. Najwyższa kwota jaką widziałem wyniosła ponad sto złotych miesięcznie. Jednak specyfika tej firmy wymagała niezwykle częstego i dokładnego czyszczenia odzieży roboczej. Najczęściej spotykałem kwoty w granicach 10 – 20 złotych na miesiąc i ta wysokość wydaje mi się najbardziej sensowna.
Dodaj komentarz